אימון מנהיגות

5 טיפים כיצד להתמודד עם שיחות קשות עם עובדים מרוחקים

ביקורת בונה קשה לתת וקשה יותר לקבל, במיוחד כשאתה עובד מרחוק. הנה חמש דרכים להפוך את זה להזדמנות שימור ולא רק לרגע מתקן.

הדברים היו שונים כשהתחלתי את הקריירה שלי. אם הייתי אומר למישהו שאני “עובד מהבית”, הם היו קורצים ואומרים, “בטח שכן.” ההנחה הייתה שבעצם אני לוקח יום חופש. הודות למגיפה, הימים האלה חלפו.

אבל עכשיו, כשאנחנו נכנסים לשנה השלישית שלנו של עבודה מרחוק נרחבת, אולי הגיע הזמן ללחוץ על כפתור ההשהיה ולשאול אם אנחנו עובדים מרחוק הכי טוב שאנחנו יכולים. זה נכון במיוחד כשאנחנו חושבים על איך אנחנו מנהלים את מערכות היחסים שלנו בעבודה עכשיו, כשאנחנו לא נפגשים כל כך הרבה פנים אל פנים. יתכן שיש אנשים בארגון שלך שהיו מנהלים מצוינים בעת התמודדות עם כוח עבודה אישי, אשר נאבקים כעת להציע הדרכה והדרכה בסביבת עבודה מרוחקת. למשל, מה קורה כאשר, כמנהל, אתה צריך לנהל “שיחה קשה” עם עובד שעובד מרחוק?

“למרות שהגישה לשיחות אלו היא בדרך כלל זהה עבור שיחות אישיות ומרוחקות, סביבות עבודה מרוחקות דורשות מקצבי תקשורת מובנים וקבועים יותר כדי להבטיח שכולם נתמכים ויוכלו לעשות את עבודתם בצורה הטובה ביותר”, אומרת ג’ן ל’אסטריינג’, מייסד ומנהל של תלתן אדום, חברת משאבי אנוש במיקור חוץ. “לעתים קרובות, אנו רואים מנהלים מגיעים אלינו עם צורך בשיחה קשה, שבאופן גלוי ניתן היה להימנע ממנה אילו היו יוזמים וניהלו את התקשורת הרגילה שלהם בצורה מכוונת יותר.”

להלן חמישה טיפים כיצד להפוך את השיחות הקשות הללו עם עובדים מרוחקים למפגשי משוב פרודוקטיביים המשפרים – במקום לפגוע – את שימור הצוות.

1. שימו לב לסימני האזהרה

יש הרבה לחץ על מנהלים בימינו לא רק להופיע, אלא גם לעזור להבטיח שהעובדים יישארו בתוך ההתפטרות הגדולה. מנהלים צריכים להתכוונן עוד יותר לסימני האזהרה שייתכן שלעובד יש צרות מהסוג שמצדיק שיחה קשה – לפני שהיא יוצאת משליטה. למרבה הצער, סימני אזהרה אלו עשויים להיות קשים יותר לזהות כאשר העובדים עובדים מהבית.

כמה דגלים אדומים שעשויים לאותת על צורך במשוב גלוי, אומר ל’אסטרינג’, כוללים מועדים שהוחמצו או עבודה לא שלמה, תקשורת לקויה עם עמיתים, לקוחות או ספקים, איכות עבודה לא תקינה, ובמקרים מסוימים, שינוי בלתי מוסבר בהתנהגות או בביצועים. אתה מרגיש ראוי לשיחה ממוקדת.

“שלטי האזהרה במשרד מרוחק לא כל כך שונים משלטי האזהרה האישיים”, היא אומרת. “כמו שאומרים, חדשות רעות עוברות מהר יותר מאשר חדשות טובות. רק תזכור לא להניח שום דבר עד שאתה יודע למה משהו קורה.”

2. הכן את עצמך – ואת האדם האחר

אם המטרה של תקשורת כלשהי היא להבטיח שהמסר יתקבל ביעילות, אז שיחה קשה לעולם לא צריכה להיות הפתעה.

“בין אם העובד עובד באופן אישי או מרחוק, חשוב להבהיר מראש שזו הולכת להיות שיחה קשה”, אומר L’Estrange.

לכן זה קריטי לחשוב מה אתה רוצה לשתף, איך אתה רוצה שהמידע יתקבל ולמה אתה חושב שזה חשוב – מבעוד מועד. כל זה צריך להיות חלק מתהליך ההכנה שלך.

זה נכון במיוחד אם למנהל אין ניסיון מועט עד אין בהעברת ביקורת בונה. עליהם להתכונן על ידי כתיבת המשוב שלהם ועיון בו עם מישהו אחר שאינו מעורב באופן הדוק במצב.

L’Estrange ממליצה גם לשוחח על משוב מאתגר במיוחד עם עמית מהימן כדי לעזור בבדיקת השפה והטון שלך – משהו שיכול לעזור מאוד למתן את התגובה הרגשית שלך ולעזור לך להביא את האני הטוב ביותר שלך לשיחה. משחק תפקידים בשיחה עם עמית לפני הפגישה עצמה יכולה להיות גם אסטרטגיית הכנה רבת עוצמה.

“זכור את המטרה: אתה רוצה שהמסר יתקבל, ישולבו ויפעלו”, אומר L’Estrange. “אם אנחנו מופיעים בחדר עם בעיות לא פתורות משלנו, זה רק מערער את המטרה הזו.”

3. אל תכליל

אחת הטעויות שכל מנהל יכול לעשות היא להתייחס לכל עובד בצורה זהה כשהוא נותן לו משוב נוקשה. הצרכים של אנשים משתנים עם הזמן והאופן שבו אנו יוצרים בטיחות פסיכולוגית עבור מישהו שנמצא בחמש שנות ניסיון העבודה הראשונות שלו עשוי להיות שונה מאדם שיש לו 35 שנים תחת החגורה.

“לראות אנשים כאינדיבידואלים עם סגנונות תקשורת והעדפות שונות היא חשובה”, אומר ל’אסטריינג’. “אני מתאים את האופן שבו אני נותן משוב כדי לענות על הצרכים של האדם שמולי ואני מתאים את הציפיות שלי גם מבחינת התגובה”.

משתנה נוסף שיש לקחת בחשבון הוא האם המצב ראוי לקבל את המשוב הקשה הזה על זום – או באופן אישי.

יש אתגרים כשמדובר בשיחות קשות דרך זום”, אומר ל’אסטרינג’. “קשה יותר לאמוד משוב לא מילולי, WIFI יכול להיות קטוע וזה יכול להשפיע על הטון ואפילו על מהירות הקול. לפעמים, העובד אינו בקיא בטכנולוגיה או שהוא עובד במשרד ביתי משותף עם פחות פרטיות. יש לקחת את כל הגורמים הללו בחשבון כשמחליטים אם להכניס את השיחה למשרד או לא”.

מנהלים צריכים גם לאמץ גמישות לשנות מסלול במידת הצורך. אם דיון מקוון מתברר כקשה, הם צריכים להיות מוכנים ללחוץ על השהה ולתזמן מחדש למועד מאוחר יותר לשיחה אישית.

זה מדבר שוב על החשיבות של הכנת העובד לכך שאתה מתכוון לנהל איתו שיחה קשה ולקבל את תשומת הלב שלו אם זה יטופל בצורה הטובה ביותר באינטרנט או באופן אישי.

4. הפרד את האדם מהנושא

גורם קריטי נוסף בכל הנוגע לניהול שיחות קשות עם עובדים מרוחקים הוא ביסוס רמה מסוימת של אמון הדדי. אי אפשר לנהל שיחה ביקורתית מוצלחת בלעדיה.

L’Estrange אומר שלמרות שזה טבעי שכולם מתגוננים בהתחלה, מערכת יחסים מקצועית חזקה תאפשר לכם לחתוך את התגובה המיידית ולדבר על איך לעבוד ביחד כדי לשנות ולשפר את המצב.

חשוב גם להפריד בין הביקורת על מה שקרה – האירוע או הדבר – לבין האדם. “אנחנו לא מבקרים או מפחיתים מערכם של הקולגות שלנו”, אומר ל’אסטרינג’. “אכפת לנו מהם. אנחנו פשוט מספקים קצת משוב על משהו שלא הלך טוב ושאנחנו רוצים שיקרה אחרת בפעם הבאה”.

שיחה קשה שמביאה לשינוי חיובי מחזקת את הקשר ומטפחת אמון ושימור, היא אומרת. מצד שני, שיחה קשה שמתגלגלת להאשמת האדם בתוצאה תוביל להתנתקות ובסופו של דבר לעזיבה, כך או כך.

5. קח צעד אחורה

האמת היא שלפעמים מנהלים מתקרבים יותר מדי לנושא כדי שיוכלו לתת משוב יעיל. זה עשוי להתבטא כתגובה רגשית מדי או אפילו סתם חוסר יכולת להתכונן לשיחה בצורה יעילה.

אם מנהל מאוד כועס, כועס או פשוט לא מסוגל להביא את המיטב שלו לחדר, הבאת צד שלישי – מנהל אחר או מישהו ממשאבי אנוש – כדי לנהל את השיחה הקשה עשוי להיות הטוב ביותר כדי להביא איזון למצב .

המסר הכי חשוב להעביר כאן הוא שהסיבה שאתה מפנה את הזמן לתת משוב ביקורתי: זה בגלל שאכפת לך.

“חשוב להראות שאכפת לנו מהביצועים של העובד, מהתקדמותו ומי שהוא חבר בארגון”, אומר ל’אסטרינג’. “הקפדה על כך שהעובד מובן בבירור יוצרת את הבטיחות הפסיכולוגית הדרושה לו כדי לקבל ביעילות את המשוב, לשלב אותו ולפעול על פיו”.

זמן להתאפס

היכולת לנהל שיחה קשה מרחוק שמעצימה ולא מייאשת את הנמען היא מיומנות הכרחית למנהלים כיום. הדבר נכון גם אם אתה זה שמקבל את המשוב. קבלתו בחן ולאחר מכן פעולה על פיה תסמן אותך כמקצוען שמתעניין יותר בצמיחה מאשר בהגנה על האגו שלך.

אולי הגיע הזמן לכולנו לאפס את הגישה שלנו לשיחות מקוונות עם עובדים. שיחות קשות אינן חייבות לאיים על שימור – למעשה, טיפול נכון הן יכולות לשפר את נאמנותו של העובד. כולם צריכים להתרחק מהדיון בהרגשה שהם חלק חיוני בארגון לא רק היום, אלא גם בעתיד.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button